Technologische Nachhaltigkeit: Das eine tun und das andere nicht lassen

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Bei Robotic Process Automation (RPA) steht der kurzfristige Mehrwert in Form von Kostenersparnissen oder Effizienzgewinnen im Mittelpunkt. In einem sogenannten Exzellenzzentrum kann ein Unternehmen seine Automatisierungsaktivitäten bündeln, die Prioritäten in einem «Book of Work» festhalten und die erfolgreiche Ausführung von RPA-Lösungen steuern. Doch RPA ersetzt nicht die strategische Perspektive. Den Weitblick auf die Zukunftsfähigkeit der eigenen Prozess- und IT-Landschaft muss sich ein Unternehmen auf alle Fälle erhalten.

Gerade in Konzernen – allen voran in Grossbanken – erscheint das Thema RPA immer häufiger auf den Agenden der Verantwortungs- und Entscheidungsträger. Denn wo sich grosse Volumen manueller Tätigkeiten automatisieren oder Medienbrüche überbrücken lassen, bietet RPA attraktive Zielgrössen: Kosteneinsparungen, Effektivitäts- oder Qualitätssteigerungen, Fehlerreduktion oder das Freisetzen von personellen Ressourcen für höher qualifizierte Arbeiten.

RPA-Lösungen werden in der Regel für vielseitige Prozesse in verschiedenen Geschäftseinheiten und Abteilungen genutzt. Demnach stellt sich der Unternehmensführung die Frage, wie sie diese Offensive firmenweit vereint, mit anderen Systemen mittels Application Programming Interfaces (APIs) kombiniert, um Technologien wie Artificial Intelligence (AI) erweitert und mit den Compliance- und Risikomanagement-Anforderungen des Unternehmens in Einklang bringt. Für deren Steuerung und Kontrolle eignet sich ein Exzellenzzentrum, kurz CoE.

Ein Exzellenzzentrum (CoE) wird oft auch als Kompetenz- oder Fähigkeitszentrum bezeichnet und übernimmt für ein Unternehmen Führung, Best Practices, Forschung oder Trainings in einem bestimmten Themenschwerpunkt wie zum Beispiel einer Technologie, einem Geschäfts-konzept oder einer Fertigkeit. In Technologieunternehmen beschäftigt sich das CoE-Konzept meist mit neuen Softwaretools, Technologien oder entsprechenden Konzepten.

Kräfte und Synergien gezielt nutzen

Ein CoE bündelt sämtliche Kompetenzen und Initiativen rund um RPA, justiert die Gesamtausrichtung und misst die Zielerreichung. Mit einer systematischen Struktur und einer klaren Hierarchie (vgl. Abbildung 1) stellt das CoE sicher, dass die externen und firmeneigenen Standards eingehalten werden. Ein strukturiert aufgebautes CoE kann unternehmensintern aufgebaut, an einen strategischen Partner ausgelagert oder in einer Kombination von internen und externen Spezialisten betrieben werden.

Ein klug strukturiertes CoE vereint die vielschichtige Expertise um RPA in einer schlagkräftigen Organisation

Exzellenz in mehrschichtiger Ausprägung

Um die Steuerungsfunktion für alle RPA-Bestrebungen des Unternehmens wahrzunehmen, beinhaltet ein CoE idealerweise verschiedene Funktionen und greift dazu auf die Erfahrung von Spezialisten zurück.

  • Governance und Strategie: Dieser Bereich regelt das Zusammenspiel sämtlicher RPA-Aktivitäten und hält sie gesamtunternehmerisch auf Kurs. Hier wird definiert, was das Unternehmen mit RPA insgesamt erreichen will, welche rechtlichen, regulatorischen, ökonomischen und sozialen Ansprüche erfüllt werden müssen und wie die Ziele rapportiert und schliesslich kontrolliert werden.
  • Change Management: RPA-Anwendungen führen zu technologischen, organisatorischen und prozessualen Veränderungen. Im Change Management werden die entsprechenden Richtlinien dafür bereitgestellt.
  • Knowledge Management: Das Wissen um Zusammenhänge und Auswirkungen gehört zu den zentralen Erfolgskomponenten von RPA. In diesem Bereich wird Expertise aufgebaut, vertieft, geteilt und langfristig gesichert.
  • Richtlinien und Standards: In dieser Funktion ist der gesamte technische Teil geregelt. Dazu gehören die Zertifizierungspolitik, das Service Management (etwa bei Releases), die Definition von Datenmodellen und Key Performance Indicators sowie das gesamte Monitoring im Sinne einer regelmässigen Optimierung.
  • Technologie-Architektur: Wer RPA-Lösungen einsetzt, braucht klare Anforderungen an die einzusetzenden Tools. Dieser Bereich deckt die Evaluation, Auswahl, Lizenzierung, Einführung, Inbetriebnahme und Wartung von RPA-Instrumenten ab. Ausserdem muss hier die Frage beantwortet werden, inwieweit die Architektur andere Technologien wie AI einbinden möchte.
  • Implementierung: In diesem Organisationsbereich geht es um die tatsächliche Ausführung von RPA-Lösungen, vom Bau über den Betrieb bis zur Wartung. Im «Book of Work» werden die Kriterien für die Priorisierung der Aufträge festgehalten. Ebenfalls in dieser Funktion findet die Abschätzung des Nutzens statt. Das Unternehmen hält also fest, welchen spür- und messbaren Mehrwert es von seiner RPA-Architektur erwartet und wie es diesen reinvestiert.
Über diverse Kernfunktionen gewährt ein CoE die Nachhaltigkeit von RPA-Technologien.

Von zentral bis dezentral aufgebaut

Konzerne mit weltweitem Wirkungsradius haben komplexere Rahmenbedingungen für den konsequenten Einsatz von RPA als Unternehmen mit einem einzigen Binnenmarkt. Entsprechend unterscheiden sich die Betriebsmodelle ihrer CoEs. Ein zentrales Modell wird von einem Team mit gemeinsamen Ressourcen angeführt und ist in der Regel am (Technologie-)Hauptsitz des Unternehmens domiziliert. Im dezentralen Ansatz wird die RPA-Kontrollfunktion von verschiedenen, geografisch meist getrennten Geschäftseinheiten wahrgenommen. Das hybride Modell stellt eine Kombination der vorgängig erläuterten Ansätze dar. Allen gemeinsam ist eine Aggregation von Wissen und Kontrollmechanismen im Dienst der RPA- und Complianceziele.

Kurz und gut

Mit der Einführung von RPA muss ein Unternehmen festhalten, wie es die Nachhaltigkeit dieser neuen Schnittstellentechnologie sicherstellt. Ein durchdachtes CoE kann die RPA-Bestrebungen harmonisieren und Kräfte synergetisch zusammenführen. Diesem Ja folgt allerdings ein Aber: Mit RPA lassen sich vorwiegend kurzfristige Vorteile erzielen, etwa Kosten sparen, Effizienz erhöhen, Kapazitäten freisetzen oder Fehler aufgrund von manuellen Eingriffen vermeiden. Diese ökonomische Unmittelbarkeit macht die Technologie denn auch so attraktiv. Allerdings greift sie eindeutig zu kurz, weil RPA-Lösungen die Komplexität der IT- und Prozesslandschaft eines Unternehmens erhöhen und tiefgreifende Architekturüberlegungen wie zum Beispiel den Ersatz eines Altsystems verzögern können. RPA muss daher als Technologie verstanden werden, die unter Verwendung bestehender IT-Systeme kurzzeitige Einsparungen ermöglicht und so der IT-Architektur Zeit und Flexibilität verschafft, um den Bedürfnissen des Unternehmens auf lange Sicht gerecht zu werden. Im Hinblick auf die technologische Nachhaltigkeit von RPA dürfen die Unternehmen ihre längerfristigen, strategischen Initiativen deshalb nicht aus den Augen verlieren. Bei diesem Thema empfiehlt sich die Maxime: Das eine tun und das andere nicht lassen.

 

Kontakt

Alexander Schultz-Wirth
Partner Financial Services – Business Technology
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alexanderschultzwirth

Alexander Schultz-Wirth
Partner Business Technology Consulting
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Alex is a Partner in PwC CH Financial Services Consulting with 25 years of experience in Wealth Management and Retail Banking. He is leading the FS Business Technology team in Switzerland.
Alex has over 15 years’ experience in managing delivery and change associated with technology in banking. His projects have involved business strategy development, organisational change through to technical implementation & support for several Swiss bank including Credit Suisse and UBS. He has led programmes in various fields, incl. target operating model design, lean deployment, IT simplification, application rationalisation, and outsourcing and offshoring.
Further, he managed a number of implementation projects in the areas of operational risk, securities order management and marketing. 
During the last two years he run a digitalisation initiative at a large Swiss bank.